“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine” 1957 Cyril Northcote Parkinson.
Como en casi todas las empresas a inicios de año se establecen los objetivos a desarrollar durante el año en curso, pero ¿realmente se ocupa todo ese tiempo en su desarrollo? ¿El tiempo establecido es el correcto? ¿Por qué no hacemos una correcta distribución de nuestro tiempo con relación al esfuerzo necesario para realizar los objetivos?
La gran mayoría de nosotros navegamos en un sinfín de tareas a cumplir que muchas veces sobrecargan nuestra cabeza. Ahí es donde encontramos nuestro primer obstáculo. Imaginemos que recién acabas de tener tu reunión de establecimiento de objetivos anuales con tu jefe el día anterior, acordaron fechas límite para los proyectos, en los cuales los primeros entregables serán a partir de Julio (estando en enero).
Parte de lo que nos dice la Ley de Parkinson es que posiblemente dediques la mayor parte de tu tiempo en otro tipo de tareas más simples (ejemplo: contestar correos electrónicos no importantes, actividades pequeñas que no generan un impacto significativo, hablar con colegas sobre temas extra laborales, etc), antes de realmente ocuparte de los objetivos que realmente generan valor a tu posición, así como para la empresa. Es decir; la tarea a desarrollar ocupará todo el espacio de tiempo que se tenga disponible para realizarlo, aun cuando todo esté no sea necesariamente requerido para esa actividad.
Esto quiere decir que realmente estarás ocupándote del primer entregable hasta mayo o junio cuando la fecha límite se esté acercando.
Nuestro cerebro más primitivo siempre va a preferir una ganancia o satisfacción inmediata a aquellas a largo plazo. El hecho de ir completando tareas múltiples y sencillas en el día a día, genera una sensación de satisfacción y plenitud, finalmente ¿Por qué tendría que esperar a Julio para poder tener esa recompensa? Aunque muchas veces no seamos consientes de los impulsos que nos llevan a actuar de tal manera, no quiere decir que no lo estemos haciendo “Cuando el subconsciente debe elegir entre emociones profundamente arraigadas y la lógica, casi siempre elige la primera”. Es por eso que muchas veces nuestro cerebro nos traiciona y aparece la procastinación.
Y entonces ¿Cómo hacemos para evitar estos impulsos?
Lo primero es ser consientes de la naturaleza de nuestro cerebro, así cuando tengamos impulsos por desviar nuestra atención de lo realmente importante, lo identificaremos y así retomaremos la actividad primordial.
Si bien es cierto que no trabajamos de manera aislada, estando expuestos a las interrupciones constantes y demandados por la multitarea, debemos de establecer límites para las distracciones, o realizar estrategias que las eviten o disminuyan. Ya sea establecer un horario específico donde tu concentración sea más alta, reservar una sala para estar aislado, poner horarios establecidos para juntas y avances de proyectos de colaboración con otros colegas, bloquear tu calendario por ciertos días u horarios, etc. Aunque muchas veces no podamos tener una agenda perfecta de acuerdo a lo planificado, poca a poco se irá haciendo más complicado permanecer distraído si cuentas con un sistema de “Hábitos” para poder alcanzar los objetivos en los tiempos que te planteas (o mejor aun reducirlos).
OJO: tampoco quiere decir que debamos de reducir todo el tiempo de nuestros proyectos para así ser más productivos, hay algunos que necesitarán su maduración, tiempo creativo y dedicación, pero identifica el tiempo efectivo que realmente ocuparas para cada actividad. Piensa en la relación de tiempo cuando realizaste tú tesis o estudiaste para un examen final, aunque sabias que tenias 1 año o 1 mes para prepararte ¿ralamente dedicaste todo ese tiempo para ese objetivo? Lo mismo pasa en el ámbito laboral. Encuentra el equilibrio entre tiempo - esfuerzo y ¡rétate a realizar tus objetivos con calidad y ocupando solo el tiempo necesario para su desarrollo! Recuerda que el tiempo es el único recurso que no puedes recuperar.
¡Éxito!
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